Расходные ордера
Врач должен фиксировать предоставленную услугу на заранее пронумерованном бланке или ордере. Система пегборда включает в себя один из видов подобных ордеров: знакомый расходный бухгалтерский ордер, используемый индивидуально практикующими врачами или мелкими групповыми практиками.
Эта простая система ордеров позволяет врачу контролировать оплату в момент предоставления услуги, допускает возможность учёта в системе ведения бухгалтерских книг и позволяет требовать оплату по окончании приёма.
Счетовод может использовать ордера для завершения аудиторской проверки, приводя в соответствие сумму по выписанным счетам и полученным платам с суммой на корешке и дневной ведомости. Предварительная нумерация ордеров позволяет найти пробелы, которые могут указывать на растрату. Расходные бухгалтерские ордера не следует изымать до тех пор, пока ваш бухгалтер не проверит ваши бухгалтерские книги. Хорошо бы хранить их в течение нескольких лет, поскольку некоторые растратчики столь искусны, что вы можете обнаружить нарушения лишь годы спустя.
Первая улика против Химера, клерка, выписывающего счета всплыла, когда один из врачей практики ушёл на пенсию. Оставшиеся три врача вместе подсчитали сумму неоплаченных счетов по карточкам бухгалтерского учёта и сравнили её с цифрами ежедневных ведомостей последних лет. «Я в недоумении, — сказал управляющий делами, — но цифры ежедневных ведомостей где-то на 60 тысяч долларов ниже, чем сумма на карточках бухгалтерского учёта. В прошлом у нас возникали небольшие расхождения, но их можно было легко объяснить: проводка фиксировалась не той же статье, либо не туда ставилась карточка бухгалтерского учёта. Но ни одно из подобных объяснений не подходит к сумме в 60 тысяч долларов!»
Менеджер продолжил проверку и провёл профессиональный аудит 45 тысяч карточек бухгалтерского учёта групповой практики за предыдущие три года — период, покрываемый их долговыми обязательствами в 100 тысяч долларов. По мере проведения аудита становилось всё труднее верить всплывающим цифрам. Последовательное сравнение каждого пункта ежедневных ведомостей с карточками бухгалтерского учёта за предыдущие три года выявили недостачу в 160 тысяч долларов. Выборочная проверка вплоть до 1975 года, то есть первого года работы Хомера, подвела членов групповой практике к мысли, что они могли бы зарабатывать вдвое больше.
Если вы испытываете неловкость, указывая на ордере размеры оплаты, а пациент должен нести этот ордер в канцелярию, используйте кодовое обозначение, например, «КВ» для коротких визитов.
Расходные бухгалтерские ордера могут иметь привычную форму, когда названия обычных процедур напечатаны и нужна лишь контрольная метка (суперчек). Вы может использовать общепринятый расходный бухгалтерский ордер, разработать собственный либо выбрать любую его форму, предлагаемую каталогом компаний, торгующих канцелярскими принадлежностями.
| ...назад | -64- | далее... |
