Оформление счетов (фактуры)
Оформление счетов или фактуры — дело, безусловно, более сложное, чем вы себе представляете. Каждый этап этого процесса засуживает пристального внимания как в отношении эффективности, так и в плане удобства учёта. Ниже описывается процесс выписки фактуру и даётся список терминов, которые вы должны знать:
Процесс выписки фактуры
- Врач фиксирует сумму оплаты на расходном бухгалтерском счёте.
- Пациент относит расходный счёт в бухгалтерию.
- Сумма оплаты заносится на счёт пациента.
- Ставится дата оплаты и подпись.
- Счета подготавливаются и отправляются по почте.
- Полученные по почте платежи регистрируются.
- Активные депозитные счета переоформляются и продлеваются.
- Направляются уведомления о выплате долга, списываются безнадёжные долги, счета передаются на инкассацию.
- Подготавливаются ежемесячные отчёты.
Термины, которые вам необходимо знать при оформлении фактуры
- дневная/ежедневная ведомость;
- расходный бухгалтерский счёт;
- учётная бухгалтерская карточка;
- баланс, отчёт, выписка счёта, расценка за сделанную работу;
- продление счёта;
- уведомление об оплате.
Вы должны знать, кто конкретно отвечает за каждый этап оформления фактуры, каковы гарантии недопущения расплаты, как соотносятся накладные расходы с прибылью. Важно, чтобы одно и то же лицо не участвовало в большом количестве операций, иначе возможны злоупотребления. Ваш бухгалтер может разработать для вас систему контроля. Легче предотвратить кражу, чем разбираться с её последствиями.
Существует несколько систем фактурирования, над которыми стоит подумать.
Отпечатанные выписки счетов
Ваш секретарь переносит сумму к оплате с расходного счёта на карточку бухгалтерского учёта, а затем печатает или от руки делает выписку из счёта и отправляет её по почте. Такой метод подходит лишь в случае, когда подготавливается незначительное число выписок. Для большей эффективности можно купить специальные конверты, предназначенные для отправки счетов. Однако из-за отсутствия контроля система ручного труда требует особого внимания в плане финансовых злоупотреблений.
Ксерокопирование выписки счетов
Карточка бухгалтерского учёта пациента пропускается через копировальный аппарат, а полученная копия вкладывается в конверт и отправляется по почте. Карточка бухгалтерского учёта может быть оформлена вручную или же как часть системы пегборда.
Система пегборда
Эта система удобна для небольших практик. Её установка почти ничего не стоит, поскольку это — ручная система «разового списания». Она содержит несколько проверочных пунктов для предотвращения злоупотреблений, и в ней легко разобраться. Вы должны знать, как работает ваша система, чтобы самому, если понадобится, проверить счёт вашего пациента, например, в выходные дни или в сверхурочные часы работы.
Система пегборда имеет ежедневную ведомость (каждый день заводят новую ведомость), к которой прикрепляют расходные бухгалтерские счета. Имя пациента, написанное на счёте, автоматически регистрируется в ежедневной ведомости и карточке бухгалтерского учёта. Когда пациент уходит, сумма к оплате и сумма платежа записывается непосредственно на квитанции или расписке пациента, карточке бухгалтерского учёта и ежедневной ведомости одновременно с помощью копирки (отсюда и название «разовое списание».
Ошибка и злоупотребления сведены до минимума, поскольку на квитанции или на расписке пациента написано в точности то, что написано на карточке бухгалтерского учёта. Однако, советуем проследить, чтобы каждый ордер и начисления были учтены. Выписав счёт, ксерокопию карточки бухгалтерского учёта отправляют пациенту в конверте по почте с прозрачным окошком, через которое видны имя и адрес пациента, написанные на карточке бухгалтерского учёта.
В конце рабочего дня данные дневной ведомости подсчитываются и согласовываются, одну копию расходного ордера подшивают, другую подкрепляют к страховому бланку, карточку бухгалтерского учёта также подшивают и используют для записи последующих отчётов, её можно передать инкассирующим учреждениям или агентам страховой компании как регистрационную запись об оплате.
Компьютерная система фактурирования
Если ваша практика насчитывает более трёх врачей, вам следует подумать о приобретении компьютерной системы фактурирования. Компьютерная система может выполнять от минимального до максимального числа операций на всех ступенях процесса фактурирования. Если терминал оперативной системы обработки счетов находится в вашем офисе, вы можете в любое время получить на экране бухгалтерскую запись, изменить её и дать пациенту скорректированную в соответствии с датой копию счёта в момент оплаты или предъявления запрашиваемого платежа. Даже если вы решили начать с использования ручной системы, всё равно стоит поинтересоваться компьютерным фактурированием.
| ...назад | -65- | далее... |
